Facture

tl;dr Nous vous recommandons vivement d'utiliser '''FreshBooks'''.

Soyons honnêtes : la facturation est une corvée. Le temps consacré à la facturation est du temps que vous pourriez consacrer à la réparation (ou, d'ailleurs, du temps où vous ne travaillez pas !). Mais chaque entreprise de réparation doit facturer ses clients. Alors, tirons-en le meilleur parti. Les entreprises de réparation peuvent optimiser les avantages et réduire le temps nécessaire à la facturation en prenant en compte une liste de bonnes pratiques et en utilisant un modèle ou un programme de facturation.

Les factures servent à la fois de reçu pour les services fournis et de définition des conditions entre le prestataire de services et le client. Voici un '''exemple de facture''' qui inclut des éléments de « bonnes pratiques ». Si vous souhaitez créer votre propre facture ou utiliser un logiciel de facturation, veillez à prendre en compte les composants de cet exemple. Ces « éléments de bonnes pratiques » peuvent être divisés en deux groupes :

Chaque facture doit comporter les éléments suivants propres à un reçu de vente :

• Date de la facture
• Un numéro de référence unique
• Liste détaillée des services
  • Ventilation des coûts (le cas échéant) : coût du service, coût des pièces, montant de la taxe
• Coordonnées du client
• Coordonnées de l'entreprise
  • Numéro d'identification de l'entreprise (numéro de licence, numéro de TVA, etc.)

Chaque facture doit inclure les éléments contractuels suivants, présentés de manière claire et concise :

• Limitation de responsabilité concernant les dommages accidentels causés au matériel par le technicien de réparation
• Limitation de responsabilité concernant les données du client
• Conditions relatives à la perception de la taxe sur les ventes
• Conditions de paiement
  • Modes de paiement acceptés
  • Intérêts à facturer en cas de retard de paiement
• Conditions de garantie des pièces et/ou de la main-d'œuvre
• Espace pour la signature du client acceptant les conditions

Maintenant que vous savez ce qu'une facture doit accomplir, il est temps de trouver le logiciel à la hauteur de la tâche.

Une recherche rapide en ligne vous donnera d'innombrables '''blocs de factures papier''' qui peuvent être achetés en gros et remplis au moment de la vente. Mais ne les utilisez pas. Les problèmes les plus basiques sont que vous ne pouvez pas les personnaliser et qu'ils ne sont pas numériques.

Avec un peu de temps et encore moins de compétences sur Excel, vous pouvez créer vos propres factures (et d'autres outils professionnels pratiques). Même si vous ne décidez pas d'utiliser Excel ou un simple tableur pour créer vos factures, jetez un œil à notre '''exemple de facture Excel'''. S'il répond à vos besoins, utilisez-le. S'il ne répond pas à vos besoins, modifiez-le.

Si vous utilisez notre modèle, votre client recevra une facture imprimée qui ressemble à ceci.

'''FreshBooks''' est une solution comptable complète conçue autour de la facturation. Les éléments que vous ajoutez à une facture pour la première fois peuvent être enregistrés pour des factures ultérieures. Cela signifie que vous gagnerez beaucoup de temps car vous n'aurez jamais besoin de saisir les informations d'un client ou d'un produit une seconde fois. Qu'est-ce que cela signifie pour vous ? Un client fidèle demandant une nouvelle réparation nécessitera moins d'une minute pour générer une facture envoyée par e-mail.

Le meilleur atout de '''FreshBooks''' est qu'il simplifie le paiement. Vous pouvez imprimer les factures ou les envoyer par e-mail. Une facture envoyée par e-mail contient également un lien qui dirigera le client vers un profil client en ligne indiquant le statut actuel de cette facture (ainsi qu'un historique de toutes les factures passées). Depuis cette page, le client peut utiliser diverses options de paiement.

Profil client FreshBooks

Fonctionnalités astucieuses de '''FreshBooks''' :

• Tout est enregistré ! La première fois que vous ajoutez un client, un produit ou un service, vous avez la possibilité de l'enregistrer pour une utilisation facile dans vos futures factures.
• Un profil client en ligne avec des options de paiement est automatiquement créé pour chaque client lorsqu'une facture lui est envoyée.
• Payez pour que '''FreshBooks''' envoie une facture papier (avec une enveloppe de retour pré-affranchie) au client.
• L'historique des factures est automatiquement suivi avec une grande précision.

Nous avons créé des échantillons de leurs factures afin que vous n'ayez pas besoin de vous inscrire juste pour jeter un œil au résultat final :

• Exemple de facture FreshBooks
• Exemple de facture FreshBooks par e-mail

Les documents ci-dessus ont été créés à partir de cette interface :

Interface de facturation FreshBooks

'''QuickBooks''' est le logiciel professionnel le plus complet accessible aux utilisateurs qui ne sont pas habitués aux logiciels de comptabilité. C'est une solution commerciale si complète que le manque de convivialité du générateur de factures en ligne est étonnant. Cela étant dit, après quelques ajustements et un peu de patience, nous avons réussi à créer un modèle satisfaisant qui devrait être sans tracas à l'avenir.

Fonctionnalités astucieuses de '''QuickBooks Online''' :

• Tout est enregistré ! La première fois que vous ajoutez un client, un produit ou un service, vous avez la possibilité de l'enregistrer pour une utilisation facile dans vos futures factures.
• Optimisé à la fois pour la facturation en ligne et les factures imprimées.

Nous avons créé des échantillons de leurs factures afin que vous n'ayez pas besoin de vous inscrire juste pour jeter un œil au résultat final :

• Exemple de facture QuickBooks
• Exemple de facture QuickBooks par e-mail

Les documents ci-dessus ont été créés à partir de cette interface :

Interface de facturation QuickBooks Online